2.1.- ¿ Qué es el outsourcing?
El outsourcing, también conocido como"externalización", se define como la cesión de la responsabilidad en la gestión de los SI de una organización (la Administración o una empresa privada) a otra empresa especializada en este tipo de actividades.
En su término más amplio el outsourcing se define como una cesión completa de la gestión de SI, pudiendo incluir al personal técnico informático y al equipamiento físico y lógico que pudiera existir en el momento de realización del contrato, de modo que todas o parte de las tareas de carácter informático de la organización pasan a ser realizadas por la empresa contratista.
En ocasiones particulares esta cesión puede hacerse de forma sectorial (por ejemplo, puede excluirse al personal informático) y, en general, debe ser muy flexible para adaptarse a las necesidades propias de cada organización.
El outsourcing tiene las siguientes características:
Relativas al contrato entre las partes:
- Su elaboración es compleja, puesto que debe establecer claramente las responsabilidades de ambas partes en cualquier aspecto, no sólo del nivel de servicio actual sino también del nivel de servicio futuro.
- Suele tener una duración de varios años. En el sector privado tiene una duración no menor a 5 ó 7 años, siendo habitual un período de 10 años.
- Uno de los aspectos más importantes del contrato es la definición de su resolución (finalización), el establecimiento de salidas programadas antes de cumplirse el plazo acordado, así como los períodos de preaviso en caso de reversión del servicio.
- Junto con los conceptos financieros, a lo largo de todo el proceso de evaluación se deben establecer criterios de transferencia de personal (para el caso de que existan).
- El alcance del contrato es a la medida, es decir, podrá ser tan amplio como lo deseen las partes contratantes.
- Debe ser flexible para que la Administración pueda cambiar los requisitos del servicio y el proveedor pueda cambiar los medios con los que lo da. Mientras que un contrato de outsourcing se firma para que sea válido durante años, los requisitos de tecnología están en constante evolución.
Relativas a la organización demandante del servicio (la Administración, en este caso):
- Es una decisión estratégica para la organización, puesto que cede el total o parte de sus activos informáticos a la empresa de outsourcing.
- Permite el acceso a nuevas tecnologías y centrarse en la realización de actividades de mayor valor para la organización.
- Permite a la organización alcanzar un mayor nivel de competitividad sin realizar inversiones en equipamiento tecnológico o en formación del personal informático propio.
- Transforma a nivel contable los conceptos de costes fijos en costes variables y las inversiones en gastos desapareciendo los activos. Son menores los costes de operación y se evitan las decisiones de invertir en infraestructura.
Relativas a la empresa de outsourcing:
- Adquiere un compromiso muy importante con la organización que la contrata, puesto que de ella dependerá que se proporcione un adecuado nivel de servicio.
- El servicio prestado debe ser suficientemente flexible como para adaptarse a cambios de negocio, organizativos o funcionales en la organización, así como al entrono tecnológico.
Los principales objetivos que pueden lograrse con la contratación de un servicio de outsourcing son los siguientes:
El servicio de outsourcing puede aplicarse típicamente en los siguientes supuestos:
- Procesos en línea (on-line) .
- Procesos por lotes (batch).
- Redes de comunicaciones.
- Procedimientos de seguridad de los datos.
- Actualización y mantenimiento del sistema operativo y software de base.
- Diseño y administración de las bases de datos.
- Usuarios.
- Relación con vendedores y/o fabricantes.
- Planificación conceptual.
- Especificación funcional.
- Plan de aplicación.
- Diseño.
- Implementación.
- Pruebas de módulos y del sistema.